PROGRAM KERJA TATA USAHA
LEMBAR
PENGESAHAN
Yang bertanda tangan dibawah ini
Kepala Madrasah Aliyah NW Mengkuru
Kecamatan Sakra Barat Kabupaten Lombok
Timur
MENGESAHKAN
Program Kerja Tata
Usaha
MA NW MENGKURU
Tahun Pelajaran 2013/2014
Mengkuru, Juli
2013
Mengetahui
Kepala
Madrasah,
H.Mustar,SS,M.Pd.I
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami
panjatkan kehadirat Allah SWT, Karena berkat Rakhmat dan Karunia-Nya kami dapat
menyelesaikan penyusunan Program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2013/2014.
Penyusunan Program Kerja ini dimaksudkan untuk memberikan arahan dan pedoman
khusus bagi Tenaga Administrasi Tata Usaha MA NW Mengkuru, dan bagi semua
komponen yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Dengan adanya Program
Kerja ini diharapkan kegiatan Administrasi Madrasah Tahun Pelajaran 2013/2014
dapat berjalan dengan aman, tertib, dan lancar, serta mencapai tujuan yang
diinginkan. Program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2013/2014 ini berisi
tentang gambaran penyelenggaraan Administrasi Madrasah, mulai dari Perencanaan,
Persiapan, Pelaksanan, Pengawasan, Evaluasi dan Pelaporan. Dan diharapkan para
personil dapat memiliki keseragaman langkah, kesatuan bahasa, dan keseimbangan
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Dalam penyusunan
Program Kerja ini, kami telah berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan
hasil yang terbaik. Namun demikian kami menyadari apabila dalam Program Kerja
ini masih banyak kekurangan dan kelemahan, oleh karna itu kami sangat
menghargai saran dan kritik yang konstruktif dari semua pihak untuk perbaikan
dan penyempurnaan Program Kerja ini.
Dan tak lupa kami
menyampaikan rasa terima kasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang
telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan Program Kerja ini. Akhirnya kami
berharap, semoga Program Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2013/2014 yang telah
tersusun ini dapat berfungsi secara efektif dan efisien khususnya di MA NW
Mengkuru.
Mengkuru, Juli 2013
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pendidikan
Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia
Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha
Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerja keras,
tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehat jasmani
dan rohani.
Untuk
mencapai tujuan Pendidikan Nasional di atas, salah satunya adalah adanya
pengelolaan administrasi Madrasah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan
jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan. Sebagai wujud pencapaian tujuan
Pendidikan Nasional dimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus
ditunjang oleh pelayanan administrasi Madrasah yang teratur, terarah, dan terencana.
Dengan pelayanan administrasi Madrasah yang baik akan menunjang penyelenggaran
proses belajar dan mengajar yang baik pula.
Salah satu upaya
kongkrit untuk mencapai tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan, maka Kepala
Urusan Tata Usaha MA NW Mengkuru menyusun Program kerja yang harus dilaksanakan
oleh semua unsur yang terkait dalam Organisasi Ketatausahaan. Program ini
merupakan landasan operasional Tata Usaha Madrasah yang dilaksanakan secara
bertahap berkesinambungan terarah dan komprehensip sehingga diharapkan dapat
berhasil sinergi yang bermanfaat untuk meningkatkan kinerja karyawan atau Tata
Usaha Sekolah.
Kepala Urusan Tata
Usaha Madrasah semaksimal mungkin memaparkan sebagai aspek dan skedul
kegiatan, Namun kami menyadari bahwa tidak tertutup kemungkinan dalam menyusun
program kerja ini belum mencapai tingkat kesempurnaan, baik sisi subtansi
maupun target pelaksanaan dan sebagainya.
Akhirnya kami
mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan program kerja ini, semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas kebaikannya.
B. Dasar
Hukum
1. Undang-undang
Republik Indonesia No 20 Taun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Peraturan
Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
3. Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata
Usaha Madrasah.
C. Tujuan
Program Kerja Tata Usaha ini disusun dengan
tujuan :
1.
Memberikan petunjuk pelaksanaan kegiatan
Administrasi di MA NW Mengkuru.
2. Sebagai penjabaran dari rencana Kerja Tata
Usaha selaku tenaga Administrasi Madrasah
3. Untuk memudahkan pelaksanaan supervise dan
evaluasi yang dapat mengadakan tindak lanjut perbaikan / pengembangan
Tahun-tahun berikutnya.
4. Sebagai acuan pelaksanaan Administrasi di MA
NW Mengkuru.
5. Tertibnya Administrasi Tahun Pelajaran 2013/2014
D. Ruang Lingkup
Tata Usaha sebagai
basis administrasi Madrasah merupakan bagian tak dapat dipisahkan, yang
memiliki peranan penting dalam pelaksanaan pendidikan. yaitu sebagai :
a. Pengelolaan
administrasi kepegawaian, keuangan, , perlengkapan dan inventarisasi;
b. Pengelolaan
urusan rumah tangga, surat menyurat dan kearsipan;
c. Penyiapan
data dan informasi Madrasah, kepustakaan dan hubungan masyarakat;
d. Pelaksanaan
penyusunan laporan kegiatan urusan tata usaha Madrasah.
E. Sistematika
Program Kerja Tata Usaha Madrasah Aliyah
NW Mengkuru Tahun Pelajaran 2013/2014 disusun dengan sistematika sebagai
berikut:
BAB
I. PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
B.
Dasar Hukum
C.
Tujuan
D.
Ruang
Lingkup
E.
Sistematika
BAB II. ADMINISTRASI
TATA USAHA
A.
Administrasi Kepegawaian
B.
Administrasi Keuangan
C.
Administrasi Kesiswaan
D.
Administrasi Barang
E.
Administrasi Ketatausahaan
BAB III SUSUNAN
PERSONALIA
BAB IV ADMINISTRASI
TATA USAHA
BAB V PENUTUP
BAB II
ADMINISTRASI TATA USAHA
A. Administrasi Kepegawaian
a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan
pegawai )
a.2. Buku induk guru dan pegawai
a.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji
berkala dan kenaikan tingkat )
a.4. Buku DP3
a.5. Buku DUK
a.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai
a.7. Buku cuti pegawai dan guru
a.8. Buku mutasi pegawai
a.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar
guru dan pegawai
a.10. Rencana pengembangan SDM
a.11. Analisis kebutuham guru
Keterangan :
a.1
( File Guru dan pegawai ) merupakan
kumpulan data / berkas berkas masing – masing guru dan
pegawai seperti SK. Pengangkatan
pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen,
Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan
pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-
arsip data guru dan pegawai.
a.2.
( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data – data guru dan
pegawai
manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru
yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di
instansi tersebut dll.
a.3.
( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan
kenaikan gaji
berkala bagi guru dan pegawai.
Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik
pangkat dan kenaikan berkala.
a.4.
( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja
yang dilakukan.
Manfaaatnya untuk syarat kenaikan
pangkat dll.
a.5.
( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk
mengetahui
urutan
pangkat tertinggi sampai yang terendah.
B. Administrasi Ketatausahaan
Dalam hal tersebut
yang perlu disiapkan / disediakan :
b.1. Program kerja tata usaha
b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai
b.3 Buku agenda masuk keluar
b.4. Buku ekspedisi
b.5. Sistem penyimpanan arsip
Keterangan :
b.1.
( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan
dilakukan
selama tahun pelajaran berlangsung
dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah
sesuai program yang dibuat.
b.2.
Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mengetahui kehadiran
dan tidak
kehadiran guru/pegawai dan jam berapa
hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk
mengetahui berapa jumlah masing-masing
guru yang tidak hadir dalam satu bulan.
b.3.
Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat – surat masuk dan keluar.
b.4.
Buku ekspedisi buku yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat
b.5.
Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui
dengan kode-kode yang
ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk
atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk
memudahkan mencari kembali surat yang
masuk dan surat yang kelauar dll.
C. Administrasi Keuangan
Dalam hal tersebut
yang perlu disiapkan / disediakan :
c.1 Buku Kas Umum
c.2. Buku Kas Pembantu
c.3. Laporan keuangan
Keterangan
:
c.1.
Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang
dilakukan
oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu
berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang
yang keluar sehingga bisa ketemu berapa
saldonya setiap bulan
c.2.
Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan
pengeluaran secara rinci per mata anggaran.
c.3.
Laporan keuangan yaitu laporan keuangan Madrasah yang dipertanggungjawabkan
oleh Kepala
Madrasah dan Bendahara
D. Administrasi Barang
Dalam hal tersebut
yang perlu disiapkan / disediakan :
d.1. Buku Induk / Inventaris barang
d.2. Buku Non Inventaris
d.3. Buku Pemeliharaan
d.4. Buku kendali / stok barang
Keterangan :
d.1. Buku Induk /
Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik
dari
pembelian dari droping maupun dari
bantuan
d.2. Buku Non
Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari
pembelian
maupun bantuan.
d.3. Buku
Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris
yang di
perbaiki.
d.4. Buku kendali /
stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui
berapa
jumlah barang yang masuk dan berapa
jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa
barang.
E.
Administrasi Kesiswaan
Dalam
hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
e.1.
Buku Induk siswa
e.2.
Klaper
e.3.
Buku mutasi masuk, keluar
e.4.
Buku Prestasi
e.5.
Rekap absen siswa
e.6.
Buku kumpulan nilai
e.7.
Daftar nominatif siswa
e.8.
Foto copy ijasah/ DHUN/
Transkip/sertifikat siswa dan tamatan
e.9.
Rapor siswa
Keterangan
:
e.1.
Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai
dengan nomor induk
siswa, selain data juga ditampilkan foto
siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil
belajar siswa.
e.2.
Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad
e.3.
Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah Madrasah
atau DO, serta
mencatat siswa yang mutasi masuk di
dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa
buku ini setiap bulan dipertanggung
jawabkan kepada Kepala Madrasah.
e.4.
Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis
maupun non akademis
e.5.
Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing – masing siswa
yang tidak hadir
dalam satu bulan.
e.6.
Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa
bidang studi mulai dari
semester satu sampai semester dua manfaat
dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam
lembaran pelaporan hasil belajar siswa.
e.7.
Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir
Nasional
e.8.
Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan : kumpulan ijasah
siswa yang telah
lulus, dikelompokkan sesuai tahun
pelajaran
e.9.
Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap
semester.
BAB
III
SUSUNAN PERSONALIA
TATA USAHA
MA NW MENGKURU
TAHUN PELAJARAN 213/2014
A.
Diagram Organisasi TU MA NW Mengkuru
 |
|||||||
 |
|||||||
 |
|||||||
|
|||||||
B. Pembagian Tugas
|
No
|
Nama
|
Jabatan
|
Uraian
tugas
|
Keterangan
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
1
2
3
4
5
|
M.Yusup,S.Pd.I
Muhammad
Sabri,S.Pd
Muhamad
Zulkarnain,S.Pd
Zulhan,S.Pd
Mujiburrahman,S.Pd
|
Kepala
Tata Usaha
Pelaksana
exspres
Pelaksana
urusan kesiswaan
Pelaksana
urusan inventaris
Bendahara
|
- Mengkoordinasikan
kegiatan ketata usahaan
- Mengawasi
/mengevaluasi kegiatan rutin harian
- Mengarsipkan surat
masuk umum,dinas,kemenag,surat keluar
- Komputerisasi
- Lapor bulan
- Pengisian buku
induk siswa
- Pengarsipan mutasi
masuk,dan keluar siswa
- Pengarsipan
ijazah,skhun,alumni,dan siswa baru
- Pendataan aset
- Pembayaran honorium
guru dan pegawai
- Pelaporan dan
pembuatan spj
-
|
|
C.Uraian
tugas tata usaha
1. Tugas Kepala Tata
Usaha
a. Mengkoordinasikan
semua kegiatan administrasi mulai dari persiapan,pelaksanaan dan evaluasi
b. Merencanakan kegiatan
administrasi
c. Mengawasi pelaksanaan
kegiatan administrasi
d. Melaksanakan tugas
evaluasi selama pelaksanaan kegiatan administrasi
e. Memberikan pelaporan
atas kegiatan pelaksanaan administrasi kepada Kepala Madrasah
2. Urusan keuangan
a. Merencanakan
pengelolaan dana
b. Mengelola dana sesuai
rencana dengan sepengetahuan Kepala
Madrasah
c. Membuat pelaporan
dana sesuai dengan aturan
d. Membuat catatan
khusus atas volume penggunaan dana
e. Membuat rekap absensi
kehadiran pegawai dan guru
f.
Menyusun
buku induk pegawai dan guru
g. Membuat SK penerimaan
honorarium
3. Urusan kesiswaan
a. Menyusun program
kerja
b. Melaksanakan
pendataan siswa yang meliputi
1. Jumlah siswa per
rombel
2. Jumlah siswa laki dan
perempuan
3. Prestasi siswa
seperti prestasi akademik,olahraga,seni,lain lain
c. Buku induk siswa
d. Buku klaper
e. Buku leger yang
meliputi Raport,Ijazah,Danun,Danum,Ujian praktik
f.
Buku
nilai
g. Buku mutasi
h. Buku keperluan siswa
i.
Menyerahkan
catatan khusus yang belum dikerjakan pada semester berikutnya
4. Urusan inventaris
a. Mendata semua asset
madrasah
b. Mengadakan pengadaan
sarana
c. Mengadakan dan
merencanakan perawatan sarana
d. Melaporkan keadaan
sarana madrasah pada setiap triwulan
e. Mengisi buku
inventaris
5. Urusan kepegawaian
a. Menyiapkan buku data
guru dan pegawai
b. Mendata kondisi guru
dan pegawai
c. Menyiapkan buku
mutasi guru dan pegawai
d. Menyiapkan buku induk
pegawai
e. Menyiapkan urain
tugas guru dan pegawai
BAB IV
PRORAM KERJA TATA USAHA
Program kerja Tata
Usaha merupakan salah satu landasan / pedoman dalam rangka melaksanakan tugas
Tata Usaha Madrasah/Madrasah dan menitik beratkan pada penyusunan administrasi
Madrasah guna meningkatkan mutu pendidikan di MA NW MengkuruTahun Pelajaran 2013/2014.
A. Program
jangka pendek ( Kurun waktu 2013/2014)
Program
kerja jangka pendek merupakan bagian atau harus dilaksanakan tahun pertama oleh
Tata Usaha Madrasah, yaitu :
- Mengelola keuangan
- Menyusun Administrasi ketenagaan Madrasah
- Menyusun Administrasi Madrasah
- Penyajian data/ Statistik Madrasah
- Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Ketatausahaan Madrasah secara berkala
- Hubungan Masyarakat.
B. Program jangka
menengah dan jangka panjang ( kurun waktu 2013 – 2014 )
- Program kerja jangka menengah merupakan kelanjutan atau penyempurnaan program jangka pendek, dan program jangka panjang merupakan rangkaian terakhir dari seluruh kerja Tata Usaha
- Evaluasi pelaksanaan program program jangka menengah yang mencapai penyempurnaan dilaksanakan dalam program kerja yang berikutnya (terakhir)
- Tabel Program kerja yang akan dilaksanakan kurun waktu : 2013/2014
|
No
|
BULAN
|
KEGIATAN
|
|
1.
|
Juli 2013
( 1 s.d 31)
|
|
|
2.
|
Agustus 2013
(1 s.d 31 )
|
|
|
3.
|
September 2013
( 1 s.d 31 )
|
10. .
11.
12.
|
|
4.
|
Oktober 2013
(1 s.d 31 )
|
1.
Mempersiapkan
tempat untuk rapat dinas Guru dan pembagian tugas
2.
Pembuatan
Program Kerja Ulangan Tengah Semester
3.
Mendata
siswa yang bermasalah kehadirannya
4.
Pendataan
barang Inventaris yang rusak ( Kursi / meja untuk diperbaiki
5.
Pengumpulan
Ijazah siswa kls X,XI,XII
6.
Pengetikan
Daftar Peserta UN/UM
7.
Pengajuan
jumlah Siswa Penerima BOS
8.
Laporan
Ketatausahaan
|
|
5.
|
November 2013
(1 s.d 31 )
|
|
|
6.
|
Desember 2013
( 1 s.d 31 )
|
|
|
7.
|
Januari 2014
( 1 s.d 31 )
|
|
|
8.
|
Februari 2014
( 1 s.d 29 )
|
|
|
9.
|
Maret 2014
( 1 s.d 31)
|
|
|
10.
|
April 2014
( 1 s.d 31
|
|
|
11.
|
Mei 2014
( 1 s.d 31 )
|
|
|
12.
|
Juni 2014
( 1 s.d 31 )
|
|
BAB V
PENUTUP
Demikian Program Kerja Tata Usaha ini disusun dengan harapan dapat
bermanfaat dalam Pelaksanaan Administrasi di MA NW MengkuruTahun Pelajaran 3/2014.
Kepada semua pihak yang terkait dalam ketatausahaan ini, kami berharap
kerja samanya untuk saling koordinasi dan mengevaluasi demi suksesnya
administrasi di MA NW Mengkuru. Dan atas segala dedikasinya kami ucapkan terima
kasih, jazakumullah khairan katsiran.
Dibuat
di : Mengkuru
Pada
Tanggal : 8 Juli 2013
Kepala Tata Usaha,
M.Yusup,S.Pd.I
Tidak ada komentar:
Posting Komentar